Administratieve automatisering

FXminds staat voor Forex Minds en is een Nederlands bedrijf dat in 2018 is opgericht met als doel, het inspireren, motiveren en ondersteunen van mensen om er voor te zorgen dat zij hun persoonlijke doelen kunnen bereiken.

FXMinds hun administratie raakte te groot om gemakkelijk bij te houden met alle abonnementen die lopen bij FXminds. Dit zorgte er voor dat er veel tijd verloren ging aan de administratie goed in orde hebben, dit koste ongeveer 20 uur per week aan controles en handmatig werk.

Eerst gingen FXminds en wij om de tafel zitten wat zij geautomatiseerd wilde hebben. Na een overleg gingen wij onderzoeken wat het snelst en best zou zijn voor deze case, wij kwamen uit op een Zapier zap. Nadat we alles op een rijtje hadden gezet voor wat de flow zou worden met Zapier, Paypro en Moneybird gingen we aan de slag.

In het begin dachten we dat we geen maatwerk zap hoefde te maken, maar al snel kwamen we er achter dat Paypro en MoneyBird wel een zap hadden maar niet met de juiste functies die FXminds nodig had.

De oplossing was het automatiseren van hun administratie facturatie waarmee de 20 uur handmatig werk veel minder moest worden. De automatisering werd gedaan door middel van een Zapier zap met hierbij niet de standaard zaps die al bestaan op Zapier. Maar een op maatwerk zap die werkt met Paypro en MoneyBird.

De automatisering zorgt er nu voor dat als er in Paypro een betaling of een nieuwe betaling wordt aangemaakt dat Zapier de juiste persoon en pakket wordt aangemaakt in MoneyBird. Dit zorgt ervoor dat FXminds veel minder tijd kwijt is met hun administratie. De tijd winst volgens FXminds is van 20 uur naar 1 á 2 uur.

“Voordat FlevoDevs mij geholpen had, was ik genoodzaakt om gemiddeld tot wel meer dan 20 uur per week bezig te zijn met administratieve werkzaamheden die mij ervan weerhielden om bezig te kunnen zijn met alle dingen die daadwerkelijk mijn passie zijn. ik voelde me opgesloten in een toegeschoven functie waar ik nooit voor gewenst had.

De ontwikkeling die FlevoDevs mij aangeboden heeft vond ik erg prettig omdat ze grondig en geïnteresseerd waren naar waar de werklast nou precies vandaan kwam. Hierbij betrokken ze me ook heel erg door met me te sparren over wat nou daadwerkelijk de effectiefste mogelijkheid was.

Alle punten hebben ze op deze behulpzame wijze boven water gekregen en ook opgelost met de automatiseringen die ze voor me hebben gemaakt. Ik hoef nu slechts een uurtje of twee per week nog bezig te zijn met de administratieve werkzaamheden, wat nog geen 10% is van wat het eerst was.

Al met al dus een echte aanrader en ik wil ook nog graag een keer zeggen super bedankt FlevoDevs voor al jullie hulp, jullie hebben het ondernemen weer leuk voor me gemaakt !”

– Sander